W firmie, gdzie dziennie dokonywane są różne operacje finansowe nie da się wszystkiego wprowadzać ręcznie. na pomoc przychodzi księgowanie faktury zaliczkowej w oparciu o elektroniczny moduł księgowania. dokumenty, które trafią do działu zajmującego się dekretacją dokumentacji finansowej muszą być zaewidencjonowane i odpowiednio rozliczone. nie odbywa się już to w sposób tradycyjny, czyli wypisywanie ręcznie, ale przy pomocy księgowania w księgowości komputerowej.

ilość dokumentów, jaka jest przetwarzana jest ogromna i dlatego w związku z taką ilością, zaistniała potrzeba posunięcia się dalej z postępem technicznym i komputerowym. faktura końcowa powstaje w momencie, gdy z umowy wynika, że ma być płatność końcowa. zapłata częściowa ma miejsce, gdy regulowana jest tylko część raty a nie wartość, na, jaką zostały produkty zakupione. faktura zaliczkowa końcowa występuje w sytuacji, gdy wartość faktury i zakupionych produktów jest taka sama i wtedy mamy dowód tego, że został w całości zapłacony towar.